الفرق بين نظامي FEFO وFIFO في المستودعات الدوائية: كيف تقلل من المخزون منتهي الصلاحية؟

المقدمة

تُعد إدارة المخزون من أهم العمليات في المستودعات الدوائية، حيث تمثل جودة المنتجات وتواريخ صلاحيتها وسلامة المرضى أولويات أساسية. فعلى عكس العديد من المنتجات التقليدية، تتميز الأدوية بفترات صلاحية محددة، وقد تتطلب ظروف تخزين خاصة للمحافظة على جودتها وفعاليتها.

وبالنسبة لشركات الأدوية والموزعين والمستشفيات وموردي المنتجات الطبية في المملكة العربية السعودية، قد تؤدي الإدارة غير الفعّالة لحركة المخزون إلى انتهاء صلاحية المنتجات، وارتفاع التكاليف، وتعطل الإمدادات، وظهور تحديات تتعلق بالامتثال التنظيمي.

ويُعد نظاما الوارد أولًا يُصرف أولًا (FIFO) والأقرب انتهاءً يُصرف أولًا (FEFO) من أبرز الأساليب المستخدمة لتنظيم حركة المخزون.

وعلى الرغم من أن النظامين يهدفان إلى تحسين إدارة المنتجات، فإن لكل منهما آلية مختلفة. ويساعد فهم هذه الاختلافات الشركات على تقليل الهدر وتعزيز كفاءة المستودعات واستمرارية سلاسل الإمداد الدوائية.

1. ما هو نظام FIFO في المستودعات الدوائية؟

يشير نظام FIFO، وهو اختصار لعبارة First In, First Out، إلى صرف المنتجات التي دخلت المستودع أولًا قبل المنتجات التي وصلت في وقت لاحق.

فعلى سبيل المثال، إذا استلم المستودع 500 وحدة من منتج معين في شهر يناير، ثم استلم 500 وحدة إضافية في فبراير، فإن النظام يعطي الأولوية لصرف شحنة يناير.

يتميز هذا الأسلوب بالبساطة وسهولة التطبيق، كما يساعد على منع بقاء المخزون القديم داخل المستودعات لفترات طويلة.

ويُستخدم بصورة مناسبة مع المنتجات التي لا تحمل تواريخ انتهاء صلاحية، وبعض مواد التغليف والمستلزمات التشغيلية.

لكن لهذا النظام محدودية مهمة في القطاع الدوائي، إذ إن المنتج الذي يصل أولًا ليس بالضرورة الأقرب إلى انتهاء الصلاحية.

فقد تختلف تواريخ انتهاء الصلاحية بين الدفعات التصنيعية، بغض النظر عن ترتيب وصولها.

ولهذا، فإن الاعتماد على FIFO وحده في إدارة الأدوية قد يزيد احتمالية انتهاء صلاحية بعض المنتجات قبل توزيعها.

2. ما هو نظام FEFO في المستودعات الدوائية؟

يشير نظام FEFO، وهو اختصار لعبارة First Expired, First Out، إلى إعطاء الأولوية لصرف المنتجات الأقرب إلى انتهاء الصلاحية، بصرف النظر عن تاريخ وصولها إلى المستودع.

ولتوضيح ذلك، لنفترض وجود دفعتين من الدواء نفسه:

• الدفعة الأولى وصلت في يناير وتنتهي صلاحيتها في ديسمبر.
• الدفعة الثانية وصلت في فبراير وتنتهي صلاحيتها في سبتمبر.

وفق نظام FIFO، تُصرف الدفعة الأولى لأنها وصلت قبل الثانية.

أما وفق نظام FEFO، فتُصرف الدفعة الثانية أولًا لأن تاريخ انتهاء صلاحيتها أقرب.

ويكتسب هذا الاختلاف أهمية خاصة عند التعامل مع الأدوية واللقاحات والمنتجات الصحية محدودة الصلاحية.

ويساعد تطبيق FEFO على توزيع المنتجات الصالحة للاستخدام قبل انتهاء صلاحيتها، مع تحسين التخطيط للمخزون وتوفر الأدوية.

3. الفرق الأساسي بين FEFO وFIFO

يكمن الاختلاف الرئيسي بين النظامين في المعيار المستخدم لتحديد أولوية صرف المنتجات.

يعتمد FIFO على تاريخ دخول البضاعة إلى المستودع، بينما يعتمد FEFO على تاريخ انتهاء صلاحيتها.

ويساعد كلا النظامين على تنظيم حركة المخزون، إلا أن FEFO يُعد أكثر ملاءمة للأدوية والمنتجات الحساسة لتواريخ الصلاحية.

في المقابل، يمكن استخدام FIFO مع المواد التي لا تحمل تاريخ انتهاء صلاحية، مثل بعض مستلزمات التغليف والتشغيل.

وفي المستودعات الدوائية، ينبغي أن تكون الأولوية لتاريخ انتهاء الصلاحية، إلا في الحالات الاستثنائية المسموح بها والتي تخضع لضوابط موثقة.

فالهدف ليس مجرد تصريف المخزون الأقدم، بل ضمان توزيع المنتجات المناسبة للاستخدام مع تقليل احتمالات انتهاء صلاحيتها.

4. لماذا يُعد نظام FEFO مهمًا لسلاسل الإمداد الدوائية؟

تؤثر إدارة المخزون الدوائي بصورة مباشرة في كفاءة العمليات التشغيلية وتوفر المنتجات الصحية.

فعندما تنتهي صلاحية الأدوية قبل توزيعها، قد تتحمل الشركات تكاليف إضافية تشمل إتلاف المنتجات، وشطب قيمة المخزون، وشراء كميات بديلة.

كما يشغل المخزون منتهي الصلاحية مساحات تخزينية يمكن الاستفادة منها، وقد يؤدي إلى ظهور بيانات غير دقيقة عن الكميات المتاحة.

ويساعد تطبيق FEFO على مواجهة هذه التحديات من خلال تحسين دوران المخزون وتحديد الدفعات التي تقترب من انتهاء الصلاحية.

ويساهم كذلك في تعزيز التنسيق بين أقسام المشتريات والتخزين والتوزيع.

وبالنسبة للمرافق الصحية، تدعم الإدارة الدقيقة للمخزون استمرارية توفر الأدوية الأساسية.

ومع ذلك، فإن نظام FEFO لا يُغني عن إجراءات ضمان الجودة، إذ يجب الالتزام بظروف التخزين المناسبة وفحص المنتجات والتحقق من صلاحيتها للتوزيع.

5. كيفية تطبيق نظام FEFO بكفاءة

يتطلب التطبيق الناجح لنظام FEFO أكثر من مجرد ترتيب المنتجات حسب تواريخ انتهاء صلاحيتها.

إذ تحتاج المستودعات إلى إجراءات واضحة وسجلات دقيقة وموظفين مدربين ومتابعة مستمرة.

تسجيل بيانات الدفعات وتواريخ الصلاحية

يجب التحقق من الشحنات الدوائية عند الاستلام، وتسجيل أرقام الدفعات وتواريخ انتهاء الصلاحية والكميات وبيانات تعريف المنتجات بدقة.

تنظيم مواقع التخزين

ينبغي ترتيب المنتجات بطريقة تسهّل الوصول إلى الدفعات الأقرب إلى انتهاء الصلاحية، مع استخدام ملصقات واضحة لتقليل أخطاء اختيار المنتجات.

استخدام أنظمة إدارة المستودعات

تساعد أنظمة إدارة المستودعات (WMS) على تتبع المخزون على مستوى الدفعات، وتحديد المنتجات التي ينبغي صرفها أولًا.

كما يمكن استخدام الباركود والتنبيهات الآلية لتحسين الدقة.

إجراء عمليات فحص دورية

يساهم الجرد المنتظم في اكتشاف المنتجات القريبة من انتهاء الصلاحية، والأصناف التالفة، والفروقات بين المخزون الفعلي والسجلات.

وضع إجراءات للمخزون قصير الصلاحية

ينبغي تحديد فترات تنبيه داخلية للمنتجات القريبة من انتهاء الصلاحية، ووضع آليات مناسبة للتعامل معها، بما يشمل إعادة توزيعها عند السماح بذلك أو إتلافها وفق الإجراءات المعتمدة.

ويجب مراعاة الحد الأدنى للصلاحية المتبقية الذي يشترطه العملاء عند التسليم.

6. أبرز التحديات في تطبيق نظام FEFO

على الرغم من مزاياه، قد تواجه المستودعات تحديات عند تطبيق نظام FEFO.

ومن أبرزها إدخال تواريخ صلاحية غير صحيحة أثناء الاستلام، مما يؤدي إلى اختيار دفعات غير مناسبة للتوزيع.

كما أن تخزين دفعات متعددة في الموقع نفسه دون تمييز واضح قد يزيد احتمالية الأخطاء.

وقد تؤدي عمليات التجهيز اليدوية، خصوصًا خلال فترات ضغط العمل، إلى صرف المنتجات بترتيب غير صحيح.

كذلك يمكن للتغيرات المفاجئة في الطلب أن تتسبب في بقاء بعض الأصناف لفترات أطول من المتوقع.

ولمواجهة هذه التحديات، ينبغي تعزيز تدريب الموظفين، وإجراء المراجعات الدورية، وتحسين وضوح بيانات المخزون، وتحديد المسؤوليات التشغيلية.

وتساعد الأنظمة الرقمية على تقليل الأخطاء، لكنها تحتاج إلى بيانات دقيقة وإجراءات عمل منتظمة لتحقيق النتائج المطلوبة.

7. نظام FEFO والأنظمة الدوائية في السعودية

يخضع قطاع الأدوية في المملكة العربية السعودية لإطار تنظيمي تشرف عليه الهيئة العامة للغذاء والدواء (SFDA).

وتؤكد إرشادات ممارسات التخزين والتوزيع الجيدة الصادرة عن الهيئة أهمية ظروف التخزين المناسبة، والمناولة السليمة، وتطبيق نظام يعطي الأولوية للمنتجات الأقرب إلى انتهاء الصلاحية.

وتهدف هذه المتطلبات إلى المحافظة على جودة المنتجات الدوائية خلال مراحل التخزين والتوزيع.

وبالنسبة للشركات العاملة في المملكة، ينبغي أن يكون تطبيق FEFO جزءًا من منظومة متكاملة لإدارة الجودة، تشمل مراقبة درجات الحرارة، وتتبع الدفعات، وتوثيق العمليات، والتعامل السليم مع المنتجات التالفة أو منتهية الصلاحية.

ويساعد الالتزام بهذه الممارسات على تحسين الانضباط التشغيلي ودعم الامتثال للمتطلبات التنظيمية ذات الصلة.

8. كيفية قياس نجاح تطبيق FEFO

من المهم أن تقيّم الشركات نتائج تطبيق نظام FEFO بصورة منتظمة.

ويمكن الاعتماد على عدد من مؤشرات الأداء، منها:

• نسبة المخزون المفقود بسبب انتهاء الصلاحية.
• القيمة المالية للمنتجات الدوائية منتهية الصلاحية.
• عدد الدفعات القريبة من انتهاء الصلاحية.
• دقة سجلات المخزون وإمكانية تتبع الدفعات.
• معدل الأخطاء في ترتيب صرف المنتجات.
• نسبة الطلبات المجهزة وفق نظام FEFO.

وتساعد متابعة هذه المؤشرات مسؤولي المستودعات على تحديد نقاط الضعف واتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة.

كما تساهم البيانات الدقيقة في تحسين التنبؤ بالطلب وتخطيط المشتريات وتنظيم عمليات التوزيع.

9. دور الشريك اللوجستي في إدارة المخزون الدوائي

تعتمد العديد من شركات الأدوية على شركاء لوجستيين لإدارة التخزين وحركة المخزون وعمليات التوزيع.

ولذلك، يُعد اختيار شريك يمتلك الإمكانات التخزينية المناسبة وإجراءات واضحة لإدارة المخزون خطوة مهمة لحماية جودة المنتجات.

وينبغي تقييم قدرته على تتبع الدفعات، ومراقبة تواريخ الصلاحية، وتوفير ظروف التخزين المناسبة، وتجهيز الطلبات بدقة.

وتدرك رابية للخدمات اللوجستية (Rabiyah Logistics) أن كفاءة التخزين الدوائي لا تقتصر على توفير المساحات، بل تشمل أهمية تنظيم المخزون وتنسيق العمليات اللوجستية لدعم سلاسل الإمداد الصحية.

ويمكن للنهج اللوجستي المنظم أن يساعد الشركات الدوائية على تقليل الهدر، وتحسين متابعة المخزون، والاستجابة لاحتياجات العملاء بكفاءة أكبر.

الخاتمة

يُعد كل من FEFO وFIFO أسلوبًا مهمًا لإدارة المخزون، إلا أن استخدامهما في المستودعات الدوائية يختلف بحسب طبيعة المنتجات.

فبينما يعتمد FIFO على ترتيب الاستلام، يعطي FEFO الأولوية لتواريخ انتهاء الصلاحية، مما يجعله الخيار الأنسب عمومًا لإدارة الأدوية.

ومن خلال الجمع بين نظام FEFO والسجلات الدقيقة والموظفين المدربين وظروف التخزين المناسبة والتقنيات الحديثة، تستطيع الشركات تقليل المخزون منتهي الصلاحية وتعزيز موثوقية سلاسل الإمداد.

وبالنسبة لشركات الأدوية في المملكة العربية السعودية، يمثل التنظيم الفعّال لحركة المخزون خطوة مهمة نحو عمليات لوجستية أكثر أمانًا وكفاءة واستدامة.