إدارة المخزون وتتبع المنتجات الطبية والصيدلانية بكفاءة

إدارة سلاسل الإمداد في القطاع الصحي تعتمد بشكل مباشر على إدارة المخزون وتتبع المنتجات الطبية، لأن أي خطأ بسيط في التسجيل أو التتبع قد يؤدي إلى نقص مفاجئ، أو مرتجعات مكلفة، أو صعوبة في تحديد التشغيلة والصلاحية عند الحاجة.

هذا المقال يوضح أفضل الممارسات العملية لتحسين كفاءة المخزون ورفع التتبع للمنتجات الطبية والدوائية داخل المملكة، بحيث تقل الأخطاء ويقل الهدر وترتفع موثوقية التشغيل من الاستلام إلى الإرسال.

1) لماذا مخزون القطاع الصحي أكثر تعقيدًا؟

يصبح المخزون الصحي أكثر حساسية لأنه غالبًا يشمل:

إدارة صارمة للصلاحية عبر عدد كبير من الأصناف (SKUs)
متطلبات تتبع التشغيلة/الدفعة لدعم التحقيقات والاستدعاءات
احتياجات مناولة وتخزين خاصة لبعض المنتجات
تكلفة أعلى للمرتجعات بسبب التوثيق وإعادة المعالجة
توقعات خدمة عاجلة من عملاء القطاع الصحي

ومع التوزيع متعدد المدن داخل السعودية، تزداد أهمية أن يكون المخزون “جاهزًا” وليس مجرد موجود: مسجل بدقة، قابل للتتبع، وقابل للتجهيز دون تأخير.

2) ابدأ بدقة البيانات من الاستلام

الدقة تبدأ من لحظة دخول المنتج. إذا كان الاستلام متعجلًا، تصبح بيانات المخزون غير موثوقة وتنتقل الأخطاء إلى كل المراحل التالية.

أفضل ممارسات الاستلام

مطابقة الكميات وهوية الصنف مع المستندات
تسجيل التشغيلة وتاريخ الانتهاء عند الاستلام (حسب الحاجة)
فحص سلامة التغليف والعبوات
وضع ملصقات واضحة لسهولة التعرف داخل المستودع
توثيق أي فروقات فورًا قبل إدخالها للتخزين

الاستلام “النظيف” يجعل الصرف حسب الصلاحية والتتبع والتقارير أكثر دقة.

3) تنظيم التخزين الذكي يقلل الأخطاء

التخزين ليس مكانًا فقط، بل هو نظام لمنع الخلط ورفع سرعة التجهيز.

ضوابط تخزين عملية

فصل المنتجات حسب الفئة واحتياجات المناولة
فصل الأصناف المتشابهة في الشكل لتجنب الأخطاء (Look-alike)
وضع السريعة الحركة في مواقع قريبة وسهلة الوصول
تخصيص منطقة حجر (Quarantine) للمرتجعات أو الأصناف المعلقة
الالتزام بترقيم المواقع ووضعها (Location/Bin Discipline)

التخزين العشوائي يرفع الأخطاء خصوصًا في المواسم والضغط.

4) إدارة الصلاحية لتقليل الهدر

الأصناف المرتبطة بالصلاحية هي الأكثر عرضة للهدر إذا لم تُدار مبكرًا. سوء إدارة الصلاحية يؤدي إلى شطب وإتلاف ومرتجعات بسبب “صلاحية قصيرة”.

الصرف حسب الأقرب انتهاء (FEFO)

FEFO يعني صرف الأقرب انتهاء أولًا، ويساعد على:

تقليل الإتلاف وتكاليف التخلص
تقليل المرتجعات بسبب صلاحية قصيرة
تحسين التدوير ورفع “جودة المخزون”

تنبيهات مبكرة لقرب الانتهاء

تحديد نافذة تنبيه مناسبة (مثل 90–180 يومًا حسب الفئة) يمنحك وقتًا لإعادة توزيع المخزون أو ضبط إعادة الطلب أو تنسيق التصريف.

5) تتبع التشغيلة يحميك أثناء الشكاوى والاستدعاءات

التتبع الجيد يعني أن تستطيع الإجابة بسرعة عن:

متى استلمت التشغيلة؟
أين تم تخزينها؟
متى صُرفت ولمن؟
كم تبقى منها؟

هذا مهم جدًا في معالجة الشكاوى والاستدعاءات، ويحمي الثقة ويقلل التعطّل.

6) الجرد الدوري أفضل من الجرد السنوي

الجرد السنوي وحده يترك “فترة عمى” طويلة. الأفضل هو الجرد الدوري:

جرد دوري للأصناف السريعة
تكرار أعلى للأصناف الحساسة أو عالية القيمة
تحليل أسباب الفروقات (استلام، تلف، فقد، خطأ تجهيز)

الجرد الدوري يحول التحكم بالمخزون إلى تحسين مستمر.

7) تقليل أخطاء التجهيز بضوابط بسيطة

أخطاء التجهيز مكلفة: مرتجع + تأخير + تراجع ثقة. أفضل الضوابط بسيطة:

مراجعة إضافية للأصناف الحساسة
تدريب على التعامل مع المتشابهات
قائمة فحص قبل إغلاق الطلب
فصل مسارات الطلبات الكبيرة عن الصغيرة عند الحاجة
آلية تصعيد واضحة عند اكتشاف اختلاف

8) تقارير يحتاجها المورد فعليًا

التقارير المفيدة تشمل:

حركة المخزون دخول/خروج
أصناف قريبة الانتهاء وبطيئة الحركة
ملخص فروقات وأسبابها
أداء الخدمة (الالتزام بالمواعيد، دقة التجهيز)

كيف تدعم الرابية اللوجستية الموردين؟

الرابية اللوجستية تدعم شركات القطاع الطبي والدوائي في السعودية عبر التخزين والتوزيع وتشغيل اللوجستيات بهدف تحسين:

دقة المخزون ووضوح الرؤية
تدوير الصلاحية وتقليل الهدر
تتبع التشغيلات
ثبات تجهيز الطلبات وجاهزية الإرسال

الخلاصة

إدارة مخزون المنتجات الطبية والدوائية بكفاءة تعتمد على: استلام دقيق، تخزين منظم، صرف حسب الأقرب انتهاء (FEFO)، تتبع تشغيلات قوي، جرد دوري، وتجهيز منضبط للطلبات. عندما تعمل هذه العناصر كنظام واحد، تقل الأخطاء ويحفظ المنتج وتتحسن تجربة العملاء. ومع نموذج تشغيل لوجستي قوي، يصبح المخزون مصدر قوة بدل أن يكون مصدر مخاطرة.