أخطاء شائعة في تخزين الأدوية وكيف تتجنبها

تخزين المنتجات الدوائية ليس مجرد “مساحة” داخل مستودع؛ بل هو نظام يحمي سلامة المنتج وجودته حتى يصل إلى المريض. كثير من الشكاوى والخسائر لا تبدأ من النقل، بل تبدأ من أخطاء داخل المستودع يمكن تجنبها: إجراء بسيط تم تجاهله، أو توثيق غير مكتمل، أو خلط أصناف، أو وضع منتج حساس في موقع غير مناسب. ومع توسع التوزيع داخل المملكة وتعدد المدن والعملاء، تصبح هذه الأخطاء مكلفة أكثر لأنها تنتقل إلى مراحل لاحقة: مرتجعات، شطب، تعطّل تسليمات، ومشكلات توثيق واستلام.

الخبر الجيد أن أغلب مشكلات التخزين الدوائي يمكن منعها عبر انضباط تشغيلي واضح: تقسيم مناطق التخزين، مراقبة وتوثيق ثابت، تتبع تشغيلات (Batch)، وإدارة صارمة للصلاحية والاستلام والمرتجعات. فيما يلي أكثر الأخطاء شيوعًا وكيف تتجنبها عمليًا.

1) التعامل مع جميع المنتجات بنفس الطريقة

من أكبر الأخطاء اعتبار أن كل المنتجات الدوائية “متشابهة” في التخزين. الواقع أن المنتجات تختلف في حساسيتها ومتطلبات التعامل معها، وبعضها يحتاج ضوابط أعلى في الموقع، أو الحماية، أو الوصول.

لماذا هذا خطأ؟

اختلاف المتطلبات قد يؤثر على سلامة المنتج
يؤدي لتعامل غير متسق بين فرق العمل
يخلق ارتباكًا في التدقيق لأن المعايير غير واضحة

الحل: تقسيم مناطق التخزين حسب المتطلبات

أنشئ مناطق واضحة مثل:

مناطق تخزين بحسب طبيعة المنتج ومتطلبات التعامل
منطقة سريعة الحركة (Fast Movers) لتجهيز يومي أسرع
مناطق وصول منضبط للأصناف عالية القيمة
منطقة حجر/فحص (Quarantine) للمرتجعات أو الأصناف المعلقة

التقسيم يقلل الأخطاء ويجعل التشغيل قابلًا للتكرار.

2) ضعف المراقبة والتوثيق

قد يبدو المستودع “مرتبًا”، لكن دون توثيق ومراقبة يصبح من الصعب إثبات سلامة الإجراءات، أو معرفة ماذا حدث عند أي ملاحظة أو شكوى.

الحل: سجلات ثابتة + تقارير دورية + مسار واضح لمعالجة الانحرافات

طبّق نظامًا بسيطًا يتضمن:

سجلات منتظمة لما يلزم توثيقه (استلام/فحص/ملاحظات)
تقارير أسبوعية أو شهرية للمراجعة
مسار معالجة للانحرافات: من يبلغ؟ من يقرر؟ كيف توثق الإجراءات التصحيحية؟

التوثيق لا يحمي الجودة فقط—بل يحمي الثقة وسهولة التدقيق.

3) ضعف تتبع التشغيلة (Batch Traceability)

تتبع التشغيلة مهم جدًا في المنتجات الدوائية. عند عدم تتبع التشغيلة من الاستلام إلى الصرف والتسليم، تصبح معالجة أي استفسار أو تحقيق صعبة، وترتفع مخاطر الخلط والنزاعات.

الحل: تتبع التشغيلة من الاستلام حتى الإرسال

وضع ملصقات واضحة للتشغيلة عند الاستلام
ضبط المواقع (Location Control) وعدم التخزين العشوائي
الالتزام بقواعد الصرف بحسب التشغيلة
حفظ سجلات تربط (التشغيلة + الكمية + الموقع + تاريخ الإرسال)

هذا يحسن الانضباط ويقلل المخاطر التشغيلية.

4) سوء إدارة الصلاحية وقرب الانتهاء

مخاطر الصلاحية من أكثر الأسباب التي تؤدي إلى شطب وخسائر لأنها تظهر متأخرًا. قرب الانتهاء يتحول إلى خصومات قاسية أو إتلاف أو نزاعات استلام.

الحل: الصرف حسب الأقرب انتهاء (FEFO) + تنبيهات قرب الانتهاء

FEFO: الأقرب انتهاء يصرف أولًا
تنبيهات قرب الانتهاء ضمن نافذة مناسبة (مثل 90–180 يومًا حسب الصنف)

عندما تصبح إدارة الصلاحية جزءًا من التجهيز اليومي، تقل الخسائر تلقائيًا.

5) الاستلام السريع دون فحص

أخطاء التخزين كثيرًا ما تبدأ من الاستلام: كميات ناقصة، صنف غير مطابق، تلف عبوات، بيانات غير دقيقة، أو توثيق ناقص.

الحل: مسار استلام منظم

مطابقة الشحنة مع أمر الشراء وسند التسليم
فحص العبوات والملصقات
التحقق من التشغيلة والصلاحية عند الحاجة
إدخال البيانات فورًا في النظام
توثيق الفروقات قبل نقلها للتخزين

6) وضع الأصناف الحساسة في مواقع غير مستقرة

تُوضع بعض الأصناف الحساسة قرب البوابات أو الأرصفة لتسهيل الحركة، لكن هذه مناطق عالية التغير وكثيفة الحركة.

الحل: إبعاد الأصناف الحساسة عن الأرصفة ومناطق الحركة العالية

تجنب:

التخزين طويل المدى قرب منطقة الاستلام/التحميل
مناطق تتأثر بفتح وإغلاق متكرر
مواقع تكثر فيها المناولة والاحتكاك

اختيار الموقع المناسب يقلل المخاطر بشكل كبير.

7) خلط المرتجعات مع المخزون الجيد

خلط المرتجعات مع المخزون الصالح يخلق مخاطرة كبيرة لأن المرتجع قد تكون ظروف التعامل معه غير معروفة.

الحل: منطقة حجر مخصصة وإطلاق بعد فحص فقط

منطقة حجر (Quarantine) واضحة
ملصقات “معلق/يتطلب فحص”
إطلاق الصنف فقط بعد فحص واعتماد وتوثيق

كيف تدعم الرابية اللوجستية تقليل مخاطر التخزين في السعودية؟

الرابية اللوجستية تدعم موردي القطاع الصحي والدوائي عبر تشغيل مستودعات منظم، وتجهيز طلبات، ونقل وتوزيع داخل المملكة. ومع تواجد متعدد المدن في جدة والرياض وخميس مشيط، تساعد الرابية اللوجستية على تطبيق انضباط تخزين أقوى، وتحسين التتبع وتقليل مخاطر قرب الانتهاء، ورفع موثوقية التشغيل من الاستلام حتى الإرسال.

أسئلة شائعة (FAQ)

ما معنى FEFO؟
الأقرب انتهاء يُصرف أولًا لتقليل الهدر وتحسين التدوير.

لماذا تتبع التشغيلة مهم؟
لمنع الخلط، ودعم التحقيقات، ورفع الالتزام والثقة.

لماذا يجب حجر المرتجعات؟
لأن ظروف التعامل معها غير مؤكدة ولا يجب خلطها بالمخزون الصالح.

الخلاصة

الانضباط في التخزين الدوائي يقلل الهدر ويرفع الموثوقية ويدعم توزيعًا أكثر التزامًا. معظم الخسائر تبدأ من أخطاء يمكن تفاديها: التعامل مع الأصناف بنفس الطريقة، ضعف التوثيق، ضعف تتبع التشغيلة، سوء إدارة الصلاحية، استلام غير منظم، وممارسات مرتجعات غير سليمة. ومع شريك لوجستي صحي ذو خبرة، يمكن تحويل التخزين إلى نظام يحمي المنتج حتى يصل للمريض.

للتواصل: إذا كنت تبحث عن تشغيل مستودعات وتوزيع داخل السعودية بانضباط أقوى وتوثيق أوضح، يمكن لـ الرابية اللوجستية دعمك من التخزين حتى الإرسال.